TEAMSTRESS: Wat is het en hoe ga je er mee om?
Ken je dat moment dat je als team zo op elkaar ingespeeld bent dat je samen vleugels lijkt te krijgen? Jullie acties vormen samen meer dan de som der delen en je voelt je collega’s of teamleden perfect aan. Op die manier leveren jullie vliegensvlug een project op, behalen jullie overwinningen in de sport of haal je nieuwe klanten binnen met je sales team. Samen hebben jullie een systeem ontwikkeld dat zo geautomatiseerd en geoptimaliseerd is dat iedereen precies weet wat hem / haar te doen staat. En wanneer die taak ook nog optimaal in het verlengde ligt van jouw persoonlijke talent dan draait zo’n machine op volle toeren!
Teamstress is eigenlijk de andere kant van deze medaille. Het is een vorm van stress die groter is dan enkel de optelsom van de individuele stresservaring van medewerkers. Ook in teamstress ben je dus meer dan de som der delen!
KETTINGREACTIE
Optimalisatie of automatisering van processen kan bijdragen aan het rendement dat een team oplevert. Het maakt je team echter ook vatbaarder voor een vorm van stress die je met elkaar niet altijd kunt beheersen. Teamstress is een vorm van stress die ontstaat als een soort kettingreactie van stressmomenten binnen een bestaande dynamiek die keer op keer op dezelfde manier verloopt. Op die manier ontstaat er een patroon waarbij er maar een kleine ‘trigger’ nodig is om het hele team in de bekende stressreactie te doen schieten.
Het is vaak moeilijk aan te wijzen waar de stress trigger ontstaat omdat dat op verschillende plekken in de stress ‘keten’ kan zijn. Het resultaat is echter iedere keer dezelfde opeenstapeling van stressreacties binnen een team. Die reacties worden ook nog eens uitvergroot door de extra gevoeligheid die ontstaat wanneer men elke keer op dezelfde manier getriggerd wordt door de omgeving. Stel je maar eens voor hoe frustrerend het is als het kopieerapparaat iedereen keer vast loopt wanneer jij iets wilt printen. En hoe vervelend is het als die ene collega altijd zijn / haar onderdeel van het project net te laat inlevert zodat je met zijn allen de deadline weer niet haalt?
Teamstress is als een balletje dat heel rustig de flipperkast binnen komt rollen. Doordat het echter van collega naar collega een steeds grotere duw krijgt (stressreacties) vliegt het uiteindelijk als een op hol geslagen tornado door de flipperkast.
Als herder geef ik natuurlijk het liefste een voorbeeld van stress tussen de schapen. Wanneer een schaap schrikt van een vogeltje dat beweegt in de struik dan kan ze er plotseling keihard vandoor gaan. Haar vluchtreactie wordt getriggert en ze denkt geen seconde na om zichzelf in veiligheid te brengen. Doordat ze zo begint te rennen schrikken alle andere schapen van de kudde natuurlijk ook en ook zij beginnen te rennen. Als de kudde na 50 meter tot stilstand komt en om zich een kijkt vragen ze zich af ‘halleluja wat was dat joh?’. Ik zie zo voor me dat ze het volgende gesprek met elkaar hebben:
Schaap 1: ja ik zag iets in de struik waar ik echt mega van schrok dus ik dacht dat we ervandoor moesten
Schaap 2: wat dan?!
Schaap 1: ja een vogel ofzo
Schaap 3: een vogel?! Zijn we daarvoor helemaal hiernaartoe gerend? Die dingen zijn toch helemaal niet gevaarlijk?
Schaap 1: ja sorry ik dacht er niet bij na ik ben gewoon meteen gaan rennen. Maar jullie hoefden toch niet allemaal meteen mee te rennen?
Schaap 2: ja wij dachten er ook niet bij na we wilden onszelf zo snel mogelijk in veiligheid brengen
En dat is het cruciale onderdeel van een teamstress reactie, je denkt er niet meer bij na. Doordat de individuele teamleden niet meer bewust stil staan bij hun eigen stressreactie kan die stress een eigen leven gaan leiden binnen het team en uitgroeien tot een stressniveau dat het hele team vervolgens in zijn greep heeft.
HOE ONTSTAAT TEAMSTRESS?
Deze vorm van stress kan verschillende vormen van aanleiding hebben:
Organisatieniveau: de werkdruk is structureel te hoog. Om de targets te halen moeten teams optimaliseren en automatiseren waardoor er steeds minder ruimte over blijft voor bewuste omgang met stress prikkels. Maar ook de fysieke inrichting van de werkomgeving kan leiden tot extra opbouw van stress. Denk bijvoorbeeld aan een werkplek waar veel herrie is met onvoldoende ruimtes om je terug te trekken voor persoonlijk overleg.
Teamniveau: wanneer een team al lang met elkaar samenwerkt zijn de patronen in de groepsdynamiek vaak dieper uitgesleten. Ook patronen rond stressreactie kunnen dan hardnekkig zijn geworden. Een andere vorm van teamstress die op teamniveau ontstaat is clustervorming. Een eilandjes cultuur kan een manier zijn voor een team om veiligheid te zoeken in kleinere groepen. Het levert vaak ook veel vooroordelen of roddels op tussen deze ‘eilandjes’ die voor een snel oplopende vorm van stress kunnen zorgen.
Individueel niveau: teamleden zijn bijvoorbeeld ambitieus en willen niet falen. Stel je een groep high potentials voor die ieder voor zich enorm graag gezien willen worden in hun expertise. Gezonde zelfzorg is voor deze teamleden vaak ondergeschikt aan het persoonlijke succes. Iedere vorm van vertraging of ontspanning wordt door hen ervaren als bedreiging voor het mogelijke resultaat. Misschien is er zelfs over en weer kritiek op teamleden die even een adempauze nemen. Zo zwepen ze elkaar op tot een onhoudbare werkethiek waarin stress eerder regel dan uitzondering is.
MAAR HOE GA JE ER DAN MEE OM?
Stress kun je alleen beheersbaar maken door bewustwording en verantwoordelijkheid. Stap 1 is je bewust worden van de aanleiding en de ervaring van stress. En stap 2 is het nemen van verantwoordelijkheid door niet mee te gaan in de automatische reactie, maar in plaats daarvan het inbouwen van een pauze en een bewuste respons op de stress trigger. Als individu is dit heel globaal de twee stappen die je kunt nemen om bewuster om te gaan met stress en stress prikkels. Door zelf als medewerken op deze manier verantwoordelijkheid te nemen voor het eigen stressniveau kun je op collectief niveau ook best impact hebben op de mate van stress in je team en zelfs in de organisatie als geheel.
Op team - en organisatieniveau kun je echter ook mooie stappen ondernemen om de opbouw van stress in teams minder een eigen leven te laten leiden. Een aantal tips die daarbij kunnen helpen zijn bijvoorbeeld:
Teamniveau
Momenten van collectieve ontspanning inbouwen in de werkdag of vergadering
Maak stress bespreekbaar en durf elkaar aan te spreken op bekende stressreacties
Maak ook ontspanning bespreekbaar en wissel uit wat jouw ontspanning geef op - of tijdens het werk
Ontwerp een ‘noodrem’: wanneer moeten jullie als team op de rem trappen? Welke signalen horen daarbij en wat kunnen jullie doen om jezelf dan halt toe te roepen?
Verander de workflow. Wanneer je soms de verschillende fases van jullie dynamiek opnieuw overweegt ontstaat er ruimte voor nieuwe creativiteit. Je gaat automatisering tegen zo krijgt ook geautomatiseerde stress minder snel grip op het team.
Organisatieniveau
Inventariseer / meet de werkdruk van de medewerkers
Investeer in stress educatie, bewustwording en Mindfulness
Laat genoeg ruimte voor teams om te experimenteren met verschillende workflow.
Maak ontspanning de norm door in de werkomgeving voldoende plekken aan te bieden waar medewerkers zich terug kunnen trekken of kunnen ontspannen in sport en spel
Stimuleer een ‘cultuur’ van ontspanning door de ontwikkeling van eigen taal / termen binnen de organisatie die ontspanning aanmoedigen: neem een recharge day, kom even tot jezelf in de relax corner of neem je collega’s mee in een spelmomentje.
Het kan ontzettend moeilijk zijn om als team zicht te krijgen op de manier waarop stress in jullie samenwerking een eigen leven gaat leiden. Voornamelijk omdat het als een dief in de nacht ongemerkt elke keer weer grip op jullie krijgt zonder dat je precies ziet waar het vandaan komt. Dan kan het fijn zijn om een externe persoon in te schakelen die jullie objectief feedback kan geven. In een Schaapfulness sessie kun je bijvoorbeeld op een speelse manier onderzoeken welke patronen jullie hebben ontwikkeld in de reactie op - en omgang met stress. De schapen zullen voor genoeg stressvolle momenten zorgen waarbij jullie in een veilige en ontspannen omgeving stil kunnen staan bij de wijze waarop jullie hier mee om willen gaan.
Je bent van harte welkom om jullie omgang stress bij Schaapfulness te onderzoeken. Vind je het leuk om vaker informatie te ontvangen over omgaan met stress, de kracht van samenwerking en (persoonlijk) leiderschap? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang iedere maand een inspirerende update. En laten we dan ook meteen contacten via LinkedIN!
